====== Procédure de gestion des adhésions ======
La gestion des adhésions est réalisée par le module [[https://gestioncafe.reseauanais.fr/adherents/index.php?mainmenu=members&leftmenu=|Adhérents]].
===== Procédure globale =====
partition adhérent {
(*) --> "Remplir formulaire d'adhésion"
If "facture nécessaire ?" then
-down-> [NON]"Régler la cotisation"
else
--> [OUI] "Obtenir une facture"
--> "Régler la cotisation"
Endif
If "reçu demandé ?" then
-down-> [OUI]"Obtenir facture acquittée"
---> (*)
else
--> [NON](*)
Endif
}
partition gestionnaire {
"Remplir formulaire d'adhésion" --> [Formulaire] "Rechercher adhérent"
if "nouvel adhérent ?" then
--> [OUI] "Enregistrer l'adhérent"
--> [puis] "Ouvrir fiche adhérent"
else
--> [NON] "Ouvrir fiche adhérent"
Endif
--> "Enregistrer nouvelle cotisation"
If "facture nécessaire ?" then
--> [OUI] "Créer un tiers"
--> "Émettre une facture"
--> [Facture à régler] "Obtenir une facture"
else
--> "Enregistrer règlement cotisation"
Endif
"Régler la cotisation" --> [Règlement] "Enregistrer règlement cotisation"
If "reçu demandé ?" then
-down-> [OUI]"Envoyer facture acquittée"
--> [facture acquitée]"Obtenir facture acquittée"
else
--> (*)
Endif
}
===== Enregistrement d'une adhésion =====
Les adhésions sont exprimées soit :
* par utilisation du [[information:adhesion|formulaire d'adhésion du wiki]]
* manuellement par dépôt papier des coordonnées de l'adhérent.
Toute adhésion n'est validée et enregistrée qu'à réception du paiement de la cotisation\\
Dans le cas d'utilisation du formulaire papier, le référent "adhésion" doit mentionner sur le formulaire le montant
exact reçu, et la nature du paiement : banque et numéro du chèque ou caisse dans laquelle les espèces sont déposées.
Les paiements sont ensuite enregistrés comme décrit dans ce manuel!
==== Recherche de l'adhérent ====
Il faut tout d'abord vérifier, si l'adhérent n'est pas déjà enregistré. Pour cela utilisez la [[https://gestioncafe.reseauanais.fr/adherents/list.php?leftmenu=members|liste des adhérents]].\\
Vous pouvez trier la liste, faire une recherche pour vérifier si l'adhérent est dans la base.
Si l'adhérent n’apparaît pas : il vous faut créer un [[wiki:finances:adhesions_gestion#nouvel adhérent]], sinon ouvrez sa fiche en cliquant sur son numéro de référence.
Sur la fiche de l'adhérent, la date de fin d'adhésion est indiquée, si la cotisation n'a pas été enregistrée ou si la période d'adhésion est terminée un message est affiché. Il vous faut alors créer une [[wiki:finances:adhesions_gestion#nouvelle cotisation]]
==== Nouvel Adhérent ====
Dans le menu à gauche cliquez l'option [[https://gestioncafe.reseauanais.fr/adherents/card.php?leftmenu=members&action=create|Nouvel adhérent]]
Une fiche vierge est affichée, vous devez là remplir de la façon suivante :
^ Type d'adhérent | Choisir la valeur //Ordinaire// |
^ Nature | choisir //Morale// si Association, //Physique// si Individuelle |
^ Société | Indiquer le Nom de l'association, laisser vide si personne physique. |
^ Titre civilité | de la personne ou du mandataire de l'association |
^ Nom | de la personne ou du mandataire de l'association |
^ Prénom | de la personne ou du mandataire de l'association |
^ Email | de la personne ou du mandataire de l'association |
^ Adresse | de la personne ou de l'association |
^ Code postal / Ville | de la personne ou de l'association |
^ Pays | de la personne ou de l'association |
^ Département / Canton | de la personne ou de l'association |
^ Tél pro. | facultatif non demandé à l'adhésion |
^ Tél perso. | facultatif non demandé à l'adhésion |
^ Tél portable | facultatif non demandé à l'adhésion |
^ Anniversaire ... | facultatif non demandé à l'adhésion |
^ Informations publiques | OUI les informations de type courriel et téléphone seront affichées sur le wiki.\\ NON ces informations seront masquées. |
^ Tags/catégories | sélectionnez toutes les catégories de bénévolat qui s'appliquent. |
Le formulaire complété, **enregistrer** l'adhérent. La fiche va alors apparaître en mode brouillon.\\
Vous pouvez alors :
* modifier la fiche
* valider l'adhérent
Si tout vous semble correct, **valider** pour pouvoir créer la [[#nouvelle cotisation]].\\
:!: Lors du dialogue de validation ne pas envoyer de courriel à l'adhérent.
==== Nouvelle cotisation ====
Vous êtes sur la fiche de l'adhérent.\\
En haut de cette fiche se trouve l'onglet **Adhésions/Cotisations**, ouvrez cet onglet.
Les données de l'adhérent sont rappelées, au dessous, un bouton **Créer Cotisation** est disponible.\\
Au bas de l'écran, la liste des cotisations est affichée.\\
Actionnez le bouton **Créer Cotisation**.
Un formulaire //"nouvelle adhésion"// s'affiche que vous devez remplir de la façon suivante :
^Date adhésion | Date de réception du paiement de la cotisation|
^Date fin adhésion | Le 31/12 de l'année civile en cours\\ **sauf si :**\\ --- c'est la première cotisation de l'adhérent et elle est versée au quatrième trimestre\\ ---> indiquez alors le 31/12 de l'année suivante|
^Montant |de la cotisation en Euros|
^Libellé | Adhésion/cotisation 2019 (modifiez l'année en fonction)|
^Action complémentaire à l'enregistrement|si l'adhérent ne souhaite pas de justificatif, choisir ''Création une écriture directe sur le compte bancaire ou caisse'' \\ Si un justificatif est nécessaire, choisir ''Créer une facture avec paiement sur compte bancaire ou caisse'' Si la mention (Pas de tiers associé à cet adhérent - Créer un tiers) apparaît vous devez cliquer le lien [[adhesions_gestion#créer un tiers]]. |
^Compte | Si paiement en espèce choisir la caisse utilisée sinon le compte-courant CIC|
^Mode de règlement |choisir espèce ou chèque ou virement|
^Date paiement |la date du règlement de la cotisation|
^Numéro (Chèque/Virement N°) | éventuellement numéro du chèque |
^Émetteur (Chèque/Virement N°) | éventuellement nom de l'émetteur si différent de l'adhérent |
^Banque (Banque du chèque) |Banque du chèque|
^Envoi A.R. par email | Ne pas utiliser pour l'instant |
=== Créer un tiers ===
Vous pouvez directement créer un tiers (de type client) à partir du formulaire de création de cotisation en cliquant le lien disponible dans l'action complémentaire à l'enregistrement de la cotisation.
Un petit formulaire s'affiche.\\
Laisser les zones remplies avec les valeurs par défaut (Elles pourront être modifiées plus tard).\\
Utiliser le bouton **Valider**\\
La fiche adhérent montre maintenant le lien avec le tiers crée.\\
Vous pouvez terminer la saisie de la [[adhesions_gestion#nouvelle cotisation]].
==== Règlement de la cotisation ====
On ne doit créer de nouvelle cotisation que si le règlement a été réalisé.\\
Cependant, pour certaines associations,il faut d'abord émettre une facture avant de pouvoir recevoir le paiement.
bloc à faire
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