Bureau du 2018-11-20

Réunion convoquée le 2018-11-16 à 13:30 par benoit.chermanne.

Lieu : Café d’Anaïs - rue Nationale

Membres

Benoît Chermanne	Président	présent
Philippe Biron	vice-Président	excusé
Véronique Carnevalé	Secrétaire	présente
Bruno Généré	Trésorier	présent
Aurore Adubra	Membre	présente

Invités

Audrey Thébault	Coordinatrice	présente
Suzanne Becart	Coordinatrice (remplaçante)	présente

Ordre du jour

1. Point départ Audrey et arrivée de suzanne :

point administratif ?

organisation semaine passation

gestion des clefs surtout pour la fermeture

horaires de travail

gestion des accès outils en ligne (site wordpress, wiki, dolibarr, mail)

2. Point financements :

rappel subvention caf

dossiers subvention en cours dans dolibarr

prochaine demande éventuelle au ccas

faire veille sur acegaa et autres pour appels à projet pendant mon absence

3. Point budget équipement et dépenses à venir

4. Point procédures :

chèque de caution (jusqu'à quand garde t-on le chèque ?, toutes les associations doivent-elles donner un chèque même si utilisation en journée ?)

proposition du groupe vie du café pour utilisation du lieu par les entreprises

5. Date AG

Déroulement et résolutions

1. PASSATION DE POSTE ENTRE AUDREY ET SUZANNE

Le congés maternité d’Audrey débutera de façon anticipée le mardi 27/11/2018. Le contrat de travail de Suzanne est prêt à signer. Il s’agit d’un CDD avec fin indéterminée, au plus tôt le 05/04/2019, qui permettra d’organiser une transition de reprise de poste lors du retour d’Audrey. Les horaires de travail sont les mêmes qu’Audrey.

A la demande de Suzanne, le bureau concède la possibilité du télétravail le lundi puisque le café est fermé, sachant que Bruno réserve les créneaux de quelques lundis après-midi pour faire les points administratifs et financiers avec la salariée dans le café.

Les congés sont imposés du 25/12/2018 au 01/01/2019 puisque le café est fermé du 21/12/18 au 03/01/19. Ces jours seront pris par anticipation.

Les accès et codes informatiques ont été transmis. Bruno assurera une formation au logiciel DOLIBARR, Wiki… jeudi am.

L’adresse mail de Suzanne (suzanne@cafe.reseauanais.fr) est distincte de celle d’Audrey. Les mails d’Audrey seront redirigés sur la boîte de Suzanne afin d’assurer le suivi.

GESTION DES CLÉS : Habituellement c’est Djawa qui ferme le café et garde les clés. Le contrat de Djawa se terminant fin novembre, qui fermera ?

Les clés pourront être transmises aux personnes suivantes :

Aux bénévoles référents qui sont inscrits jusqu’à 18h : Jean, Christina, Annie, Sylvia

Aux jeunes en service civique qui seront recrutés

A Aurore en cas de besoin, domiciliée à proximité (sauf les jeudis)

2. POINT FINANCIER

CAF : + 2 450 € par décision votée mais pas encore officialisée.

Dossier politique de la ville non déposé car Mme Benali demandait la création de nouvelles actions. Ce n’est pas l’objet du café de proposer des actions.

Mme Benali conseille de répondre à un dossier CCAS pour l’accueil du public du quartier.

Bruno nous fait part d’un concours sur les pratiques numériques des associations : lemouvementassociatif.org > Waldeck. Avant le 17/12/18. Prix : 5 000 €.

3. BUDGET

Achat de matériels : la subvention de 3 000 € du Conseil départemental est confirmée. Nous pouvons donc procéder à une avance de trésorerie pour réaliser les achats. En cumul avec VINCI, nous disposons d’un budget de 9 600 €.

Signalétique : panneau, enseigne drapeau et pose. Le bureau valide de travailler avec Barcelona & Co qui a proposé des enseignes originales et de qualité avec un service technique professionnel. Une demande de visuel et la négo du prix sont souhaités avant engagement.

Suzanne aura à gérer les achats restant à réaliser. Bruno rappelle qu’il doit être tenu informé au jour le jour des dépenses afin d’assurer le solde positif du compte.

4. PROCÉDURES POUR LES ANIMATIONS

4.1- CAUTION ET MÉNAGE

Pour les animations dans le café, un chèque de caution de 500 € est demandé à tous : associations, entreprises, particuliers… Si la personne n’a pas de chéquier, l’animation devra se faire durant les heures d’ouverture du café. Un chèque de 20 € pour le ménage sera aussi demandé. Il sera rendu si la salle est rendue propre. Il sera conservé si ce n’est pas le cas où si le ménage est demandé comme prestation par l’intervenant.

Pendant combien de temps demande-t-on la caution ?

Le bureau s’accorde à la demander sur les premières mises à disposition de la salle mais ne statue pas sur un nombre précis de fois.

4.2- UTILISATION DE LA SALLE PAR UNE ENTREPRISE

Adhésion obligatoire à l’association Café d’Anaïs : 50 € /an.

+ Participation aux frais

60 à 150 € la ½ journée

80 à 300 € la journée

120 à 400 € la soirée jusqu’à 1h du matin

+ Participation au projet libre

La caution et le chèque ménage restent obligatoires.

NB : Le spot louerait ses salles pour 20€ de l’heure.

Cas particulier : COUP DE POUCE CRÉATEUR D’ENTREPRISE
Pour une entreprise en cours de création ou créée depuis moins de 6 mois, récépissé d’enregistrement faisant foi.

Adhésion obligatoire à l’association Café d’Anaïs : 50 € /an.

+ Première demi-journée gratuite

+ Participation au projet libre

La caution et le chèque ménage restent obligatoires.

5. ASSEMBLÉE GÉNÉRALE : DATE

À 18 h 30 >>> Lundi 21/01, mardi 22/01, jeudi 24/01 ?

vérifier les disponibilités de Philippe Biron pour le Secours Catholique.

vérifier les disponibilités de Christian Polge pour l’APA.

Penser à inviter : Philippe Verseils, Humanimes, Président UDAF

Prochain bureau : jeudi 13/12/18 à 13h30

Repas de Noël : jeudi 13/12/18 à 18h

Bureau