Bureau du 2018-12-13

Réunion convoquée le 11/12/2018 par Benoît Chermanne

Lieu : Café d'Anaïs

Membres

Benoît Chermanne	Président	présent
Philippe Biron	vice-Président	Absent
Véronique Carnevalé	Secrétaire	présente
Bruno Généré	Trésorier	présent
Aurore Adubra	Membre	présente

Invités

Suzanne Becart	Coordinatrice	Présente
Audrey Thébault	Coordinatrice	CM

Ordre du jour

1. Point retour sur arrivée Suzanne

- gestion des clefs pour la fermeture - accompagnement des bénévoles et gestion des absences - agrément SCV - Rapport d'activité

2. Point financements :

- demande de versement subvention CD - point sur les AAP

3. Point budget équipement et dépenses à venir

- dernière dépenses faites : équipement audiovisuel - prochaines dépenses prévues: expositions (cimaises), autres? - signalétique (retours faits sur devis proposés) - ameublement (Solideco)

4. Point procédures :

- clause ménage - asso du mois : demandes hors reseau ANAIS -construction outil de suivi pour les animations (Dolibar, excel ? qui a acces à quoi?)

5. Marché de Noel

- diffusion de l’info - programme de l’évènement - un autre évènement en janvier?

6. Date AG et prochaine date Bureau

Divers si nécessaire

Déroulement et résolutions

Tour de table préalable : Suzanne se sent plutôt bien depuis sa prise de poste et peut compter sur tous pour répondre à ses questions. Bruno annonce que les finances vont bien. Mais il est inquiet sur le fonctionnement du bureau et la charge de travail à gérer. Benoît est hors forfait jour à compter d’aujourd’hui, ses interventions sont donc bénévoles jusqu’au redémarrage du compteur. Aurore et Véronique sont débordées.

1. POINT RETOUR SUR L’ARRIVÉE DE SUZANNE

• Pour la remise des clés aux bénévoles, un contrat d’engagement doit être signé. Une bénévole a fait changer une clause sur l’assurance. Le contrat est désormais prêt.

• Depuis le départ de Djawa, la gestion des nombreuses absences des bénévoles à l’accueil est très chronophage pour Suzanne. Lorsqu’elle ne trouve pas de remplaçant, il est arrivé de fermer le café.

• Le recrutement d’un volontaire en Service Civique est urgent mais le dossier traité par le Secours Catholique n’a pu encore aboutir.

• Réflexion sur les personnalités envahissantes parmi les bénévoles : Certaines attitudes et paroles créent des conflits, des non-dits, le retrait d’autres personnalités plus réservées. Le bureau propose plusieurs pistes :

Autorégulation du groupe de bénévoles : mise en place de groupe de paroles animés par un psychothérapeute. Suzanne est chargée de contacter Jean-Marie TASSEL installé 7 quai de la Fontaine, tél : 06 15 41 00 29 pour étudier avec lui les modalités possibles de son intervention.

Cet encadrement par un professionnel nous incite à regarder du côté des demandes de subventions pour formation, formation continue et montée en compétences des bénévoles.

Recadrer le projet associatif par un travail de groupe incluant bureau et bénévoles.

Etablir un « contrat du bénévole » avec les savoir-faire et savoir-être.

Créer des « référents » par tâches : clés, caisse, planning,…Une occasion de définir les rôles sans liens hiérarchiques.

• Le rapport d’activité rédigé par Audrey est presque finalisé.

• Question de bénévoles : Pendant ses permanences, le bénévole paye son café. Peut-il utiliser les cafés suspendus ? Le bureau y est défavorable. Par contre, nous sommes d’accord pour une forme de rétribution : le bénévole aura droit à une consommation (à 1€ sur la carte) offerte par permanence par personne. Idée : Le suivi journalier peut se faire à l’aide de 4 jetons disponibles à transférer d’une boîte « conso dispo » à une boîte « conso prise » ou sur une ardoise avec les noms des 4 accueillants du jour à cocher quand la boisson est consommée.

2. POINT FINANCEMENTS - La trésorerie se porte bien, 17 800 € à ce jour. - L’arrêté de caisse doit se faire toutes les semaines, Suzanne propose de l’effectuer tous les vendredis matins. - Conseil départemental : on a reçu le fonctionnement (3000€). - CAF : pas de nouvelles - Le budget café s’équilibre à peine. Les dépenses sont légèrement supérieures aux recettes. Pour cette première année, nous menons la gestion des stocks à tâtons. A noter que certains produits ont été commandés en grande quantité pour bénéficier des remises sur transport, pas de réappro à prévoir pour plusieurs mois.

3. POINT BUDGET - Achat de matériels : un vidéoprojecteur et un écran ont été acquis. Reste à les fixer : où et comment ? - Prévoir l’achat de cimaises pour les expos de tableaux. 0 fixer où et comment ? - Signalétique : sommes en attente de maquette de Barcelona & Co. Les délais n’ont pas été précisés. Il y aura deux factures : une pour la conception et l’autre pour la fabrication + pose.

4. POINT PROCÉDURES Concernant le ménage : Peut-on utiliser un chèque emploi service pour rémunérer les intervenants ménage ? Le Bureau doit se renseigner.

5. ÉVÈNEMENTS Pour fêter la rentrée avec les bénévoles, un goûter sera organisé et pris en charge par l’association autour de galettes des rois. Date à définir.

6. ASSEMBLÉE GÉNÉRALE A rajouter à l’ordre du jour : modification des statuts ?

Difficultés pour fixer une date.

L’AG sera préparée avec le CA lors de notre prochaine réunion fixée au 15 janvier. Le bureau se réunira le 21/01 pour finaliser.

Prochain bureau : mardi 08/01/19 à 9h30 (Etude des bénévoles référents)

Prochain CA : mardi 15/01/19 à 13h30

Prochain Bureau : lundi 21/01/19 à 15h

Bureau