Conseil d'administration du 2019-09-12

Réunion convoquée le 2019-09-12 à 13:30 par bruno.genere.

Lieu : Café d’Anaïs - rue Nationale

• nouvelles
  • Audrey prolonge pour 6 mois supplémentaire
  • Notification EVS par la CAF le 9/09

• Contrat de travail Suzanne et congés Audrey
  • pas de modification à faire
  • prévoir feuille de route pour la transmission
  • interroger ACEGA sur modalité de départ et calcul de prime
• Budget
  • ajout du contrat intervention hygiène
  • ajout d'une prestation comptable (voir le devis)
• Vie des bénévoles et matériel
  • concours DD va permettre de faire un stand mobile pour faire un café hors des murs.
• Services civiques
  • Recrutement en cours de 2 SCIV pour 6 mois - 2 candidats vus à ce jour
• Activité de l'été
  • Le relais du centre social a bien fonctionné
  • Manque de bénévoles et problème des services civiques qui s'arrêtent simultanément.
• Voir si date d'AG à faire + modification des status
  • prochaine AG le jeudi 12 mars à 17h30
• Gestion et comptabilité
• Vie quotidienne - comment développer le public

COMPTE-RENDU DU CA DU 12/09/2019

• Bruno annonce son départ pour juin 2020. Il nous faut penser à préparer la suite.
• Agrément EVS : notifié en juillet. Les premiers fonds ont été versés hier.
• Audrey prolonge son congé parental de 6 mois, d’octobre à mars 2020.
• Prévoir un avenant au contrat de Suzanne pour que la période de transition prévue à la reprise d’Audrey soit supérieure à une semaine.
• Vérifier si Audrey a la possibilité de prolonger de nouveau son congés et pour combien de temps.
• Prévoir de provisionner les indemnités liées à la fin du CDD de Suzanne.
• Fin 2019 / début 2020, prévoir de demander ses intentions à Audrey pour permettre à Suzanne de s’organiser en conséquence.
• Anne-Claire change de poste mi-octobre. Elle quitte le Périscope pour le théâtre d’Arles.

Lecture collective du budget fourni basé sur les chiffres 2018/19 : charges et produits. Nous discutons autour de ce budget et de ses réajustements, notamment sur l’augmentation de la demande de Fdva 2. Demande de subvention à la Ville (téléphoner pour savoir à qui demander : CCAS ?). Demande frais de fonctionnement au Département.

Un problème comptable est soulevé : aujourd’hui le café ne dispose pas de compte de résultat, ni de bilan. La saisie des recettes et dépenses se fait au quotidien. Une liste précise des tâches nous permettra d’obtenir des devis, d’inclure au budget le coût de cette mission et de rémunérer un comptable ou expert comptable pour la réaliser.

Côté recettes, nous avons perçu 15000 € de la CAF. C’est 70% du budget annuel EVS. La commission d’action sociale se réunit en novembre pour statuer de l’agrément EVS pour 4 ans avec une première année test.

Le dossier présenté pour l’appel à projet Dédé recevra une réponse dans le courant de ce mois. Sur le thème « Le café d’Anaïs sort des murs », il comporte une demande de matériel pour un stand : barnum, bar, frigo… d’une valeur de 2 à 3000 €.

Les entretiens sont en cours pour le recrutement de 2 volontaires en mission de 6 mois. Décision sous 10 à 15 jours. Ils sont très attendus car sont un soutien indispensables à l’équipe d’accueil. Le Secours Catholique reste la structure employeuse. Les membres du CA décident d'entamer une demande d’agrément au nom d' l'association Café d'Anaïs pour être plus autonome sur le recrutement des volontaires en Service Civique.

Une réunion sera organisée sous peu pour le recrutement de nouveaux bénévoles. 3 sessions de formation sont prévues sur septembre, octobre et novembre (v/ Framadate). Un.e intervenant.e extérieur.e interviendra sur le thème de la gestion de conflits, techniques de communication relationnelle. 8 à 15 places par session.

Gestion des clés : Suzanne demande la mise en place d’une boite aux lettres pour déposer les clés après certaines permanences car en l’absence de personnel (coordinatrice et volontaires), il peut être difficile de gérer la récupération des clés. Téléphone portable : Suzanne est constamment dérangée par les appels pendant et hors horaires de travail, notamment pour gérer les problèmes liés aux permanences. Nous devrions envisager l’achat d’un téléphone fixe ainsi que l’usage du portable par les bénévoles et volontaires quand Suzanne ne travaille pas.

Pendant la fermeture de centre social voisin, des groupes thématiques (ex : bénéficiaires RSA) ont été reçus. C’est à ré-organiser à chaque vacances scolaires d’autant que le travail en partenariat avec le centre social est un atout à valoriser dans le cadre de l’EVS. Manque de bénévoles à l’accueil, surtout en août. De plus, pas de volontaires sur la même période. Suzanne a passé beaucoup de temps à gérer les absences. De nombreuses activités sont reconduites pour la rentrée. 18/08 ; Conférence sur la gentillesse, gratuit. 21/09 : Présence à « Nîmes en transition ». Le café tiendra une buvette. Il est prévu la vente d’une cocotte de boisson maison avec des recettes partagées et la vente de boissons du café pour notre propre compte. En octobre : Formation d’Amandine Marchier, 1 gratuit / 1 payant.

Mémo : Communication du planning d’occupation de la salle à revoir. Actuellement, planning des activités publiques accessible sur le site mais pas les réunions privées. Les prochains volontaires auront la mission de mettre à jour la disponibilité réelle de la salle sur le wiki.

Clôture des comptes janvier ou février 2020. l’AG aurait donc lieu en mars 2020. Nous fixons l’AG le 12 MARS 2020 - accueil à 17h30, AG à 18h. Pas de modifications de statuts à prévoir car le quorum n’est pas contraignant.

Afin d’établir une comptabilité professionnelle, le café a besoin d’un comptable. D’abord, faire un état des lieux des tâches / description de poste et voir ce qu’on sous-traite à un comptable.

PROCHAIN CA : JEUDI 3 OCTOBRE à 9H30

Réfléchir sur les axes de développement de la fréquentation