Conseil d'administration du 2019-10-03

Réunion convoquée le 2019-09-25 à 9:30 par veronique.carnevale.

Lieu : Café d’Anaïs - rue Nationale

Un constat : la fréquentation du café n’est pas suffisante surtout sur la thématique de l’isolement, de la souffrance… Question : comment faire venir ces personnes là ? C’est ça la Révolution Fraternelle ! Idée : profiter du café et créer un créneau horaire quotidien et régulier avec du café offert. De ce fait, le rôle du bénévole est déplacé de l’accueil service vers l’aller vers, la rencontre de l’autre.

Suzanne propose un créneau de 10 à 12h avec du café en cafetière qu’il faudra acheter. On pourrait servir la 1ère tasse et ensuite laisser l’accès libre aux boissons chaudes. Bruno expose le concept du café qui gère au temps passé et offre un buffet complet sur le temps donné.

Dans ce contexte, la notion d’accueil est primordiale, ce qui suppose l’adhésion au projet des bénévoles accueillants. Les personnes doivent se sentir à l’aise pour entrer et s’installer.

En terme de communication sur cet « évènement », on peut envisager une ardoise sur le trottoir (sachant que les autorisations seront difficiles à obtenir), des flyers…

On suggère de programmer une sortie au café avec AEMC (Asso Educative du Mas Cavaillac) pour faire découvrir le lieu aux jeunes + Foyer de l’enfance + Caritas Young.

• Formation « gestion des conflits » : 28 / 29 octobre ou 4 / 5 novembre ou 21 / 22 novembre. Assurée par Marie-Christine de Mine de formation. Gratuit pour les bénévoles. Sessions non remplies. Benoit propose une formation sur la précarité. Aurore sur l’inter-culturel. * Recrutement des Services Civiques : La responsable du portage (toujours au sein du Secours Catholique) a quitté son poste sans nous en avertir. D’où un retard dans la procédure.

Suzanne propose d’embaucher Ulysse pour son profil et son très bon contact. Un autre jeune homme recommandé par Audrey a postulé mais il attend une réponse sur une formation. Les 2 contrats seront de 6 mois. V/ avec le Secours Cath. les possibilités de rallonger. V/ 1 contrat de 6 mois et 1 contrat de 8 mois pour décaler les arrivées et les départs et toujours avoir un volontaire en poste. Dans le Gard, les quotas de contrats en Service Civique sont dépassés, il n’y a plus de nouveaux contrats possibles sur 2019 or c’est un des départements les plus dynamiques en terme de service civique. A l’avenir, les durées seront réduites. L’AFEV pourrait mettre un volontaire à disposition du café car leurs contrats sont régis par un accord national et ils ont encore des dispo. Il s’agirait de missions de 9 mois à co-construire sur les objectifs d’un tiers-lieu.

• Le dossier de demande de subventions à la Mairie a été déposé. Demande : 4500€.
• Commission du Département : fin octobre.
• Dans le budget 2020, Suzanne a prévu une prise en charge des interventions d’hygiène mais le problème des insectes est actuel ! Question : peut-on demander l’intervention d’un pro pour cette fin d’année ? Le CA répond oui. Voir si l’intervention sur 2019 peut être envisagée comme une intervention d’essai qui aboutirait à la conclusion du contrat 2020 si succès.
• Benoit et Suzanne rencontreront les responsables du centre social Jourdan le 11 octobre à propos des problèmes rencontrés sur le partenariat. Nous sommes très soucieux de l’évolution de nos actions communes et/ou similaires qui aura des conséquences sur la pérennité de notre agrément EVS étroitement lié au partenariat avec le centre social.
• Les possibilités de renouvellement du congés parental d’Audrey Thébault sont à préciser : combien de renouvellements possibles (2 ?) ? Quel est le délai de prévenance (un mois?) ? Le CA décide de prévoir une séance de travail spécifique sur ce sujet.
• Enseigne : en attente de réponse septembre / octobre.
• Pose du vidéo projecteur : en recherche d’électricien.
• L’APA n’a pas facturé les taxes foncières et les taxes d’ordures ménagères depuis notre entrée dans les locaux, à savoir 6 mois sur 2018 et 2019. C’est un oubli. Le café devra régulariser pour 2020.

Dominique doit définir le montant exact avec le bailleur Habitat et Humanisme. De notre côté, nous avions provisionné 1366 €.

En prévision du départ de Bruno en juin 2020, nous reprenons l’ensemble des outils mis en place et dont la gestion sera à reprendre. La transmission peut être pensée par tâches / bloc de tâches.

* DOLIBARR Outil de gestion, logiciel libre. Gestion des adhérents et des cotisations Gestion des tiers : clients, fournisseurs, prospects : reprend tous les flux financiers Gestion « banque » : ensemble des écritures de trésorerie Gestion « produits » : tous les produits vendus au comptoir Avec un module « point de vente » pour saisir toutes les ventes faites au comptoir et enregistrées dans le cahier + émission de factures Gestion « projets » : demande de subventions, archives Gestion « commandes » Gestion « factures » entrées manuellement et numérisées Gestion RH : congés payés (pas les congés parentaux) = un accès par salarié + accès global aux administrateurs / Note de frais

Bruno passe environ 1/2 journée pour la mise à jour.
Décider si gestion est assurée par salariée ou par une autre personne

* SITE DU CAFÉ SOUS WORDPRESS www.cafe.reseauanais.fr

Toutes les actus, édition de la newsletter.
La mise en page est à repenser car pas adaptée.

* SITE DU RÉSEAU ANAÏS SUR WIKI wiki.reseauanais.fr Fiches annuaire + agenda

* WIKI DU CAFÉ wikicafe.reseauanais.fr Outils collaboratifs de production d’écrits Communication interne, Planning, Nombreux documents indexés…

* OUTIL POUR GÉRER L’ESPACE D’HÉBERGEMENT : O2 SWITCH Pour gérer les outils précédents sur notre propre domaine (reseauanais.fr) outils d’installation d’outils (ex : wordpress, dolibarr)

PROCHAIN CA : jeudi 14 novembre à 10h00