Réunion convoquée le 11/12/2018 par Benoît Chermanne

Lieu : Café d'Anaïs

1. Point retour sur arrivée Suzanne

- gestion des clefs pour la fermeture - accompagnement des bénévoles et gestion des absences - agrément SCV - Rapport d'activité

2. Point financements :

- demande de versement subvention CD - point sur les AAP

3. Point budget équipement et dépenses à venir

- dernière dépenses faites : équipement audiovisuel - prochaines dépenses prévues: expositions (cimaises), autres? - signalétique (retours faits sur devis proposés) - ameublement (Solideco)

4. Point procédures :

- clause ménage - asso du mois : demandes hors reseau ANAIS -construction outil de suivi pour les animations (Dolibar, excel ? qui a acces à quoi?)

5. Marché de Noel

- diffusion de l’info - programme de l’évènement - un autre évènement en janvier?

6. Date AG et prochaine date Bureau

Divers si nécessaire

Tour de table préalable : Suzanne se sent plutôt bien depuis sa prise de poste et peut compter sur tous pour répondre à ses questions. Bruno annonce que les finances vont bien. Mais il est inquiet sur le fonctionnement du bureau et la charge de travail à gérer. Benoît est hors forfait jour à compter d’aujourd’hui, ses interventions sont donc bénévoles jusqu’au redémarrage du compteur. Aurore et Véronique sont débordées.

1. POINT RETOUR SUR L’ARRIVÉE DE SUZANNE

• Pour la remise des clés aux bénévoles, un contrat d’engagement doit être signé. Une bénévole a fait changer une clause sur l’assurance. Le contrat est désormais prêt.

• Depuis le départ de Djawa, la gestion des nombreuses absences des bénévoles à l’accueil est très chronophage pour Suzanne. Lorsqu’elle ne trouve pas de remplaçant, il est arrivé de fermer le café.

• Le recrutement d’un volontaire en Service Civique est urgent mais le dossier traité par le Secours Catholique n’a pu encore aboutir.

• Réflexion sur les personnalités envahissantes parmi les bénévoles : Certaines attitudes et paroles créent des conflits, des non-dits, le retrait d’autres personnalités plus réservées. Le bureau propose plusieurs pistes :

• Autorégulation du groupe de bénévoles : mise en place de groupe de paroles animés par un psychothérapeute. Suzanne est chargée de contacter Jean-Marie TASSEL installé 7 quai de la Fontaine, tél : 06 15 41 00 29 pour étudier avec lui les modalités possibles de son intervention.

Cet encadrement par un professionnel nous incite à regarder du côté des demandes de subventions pour formation, formation continue et montée en compétences des bénévoles.

• Recadrer le projet associatif par un travail de groupe incluant bureau et bénévoles.
• Etablir un « contrat du bénévole » avec les savoir-faire et savoir-être.
• Créer des « référents » par tâches : clés, caisse, planning,…Une occasion de définir les rôles sans liens hiérarchiques.

• Le rapport d’activité rédigé par Audrey est presque finalisé.

• Question de bénévoles : Pendant ses permanences, le bénévole paye son café. Peut-il utiliser les cafés suspendus ? Le bureau y est défavorable. Par contre, nous sommes d’accord pour une forme de rétribution : le bénévole aura droit à une consommation (à 1€ sur la carte) offerte par permanence par personne. Idée : Le suivi journalier peut se faire à l’aide de 4 jetons disponibles à transférer d’une boîte « conso dispo » à une boîte « conso prise » ou sur une ardoise avec les noms des 4 accueillants du jour à cocher quand la boisson est consommée. 

2. POINT FINANCEMENTS - La trésorerie se porte bien, 17 800 € à ce jour. - L’arrêté de caisse doit se faire toutes les semaines, Suzanne propose de l’effectuer tous les vendredis matins. - Conseil départemental : on a reçu le fonctionnement (3000€). - CAF : pas de nouvelles - Le budget café s’équilibre à peine. Les dépenses sont légèrement supérieures aux recettes. Pour cette première année, nous menons la gestion des stocks à tâtons. A noter que certains produits ont été commandés en grande quantité pour bénéficier des remises sur transport, pas de réappro à prévoir pour plusieurs mois.

3. POINT BUDGET - Achat de matériels : un vidéoprojecteur et un écran ont été acquis. Reste à les fixer : où et comment ? - Prévoir l’achat de cimaises pour les expos de tableaux. 0 fixer où et comment ? - Signalétique : sommes en attente de maquette de Barcelona & Co. Les délais n’ont pas été précisés. Il y aura deux factures : une pour la conception et l’autre pour la fabrication + pose.

4. POINT PROCÉDURES Concernant le ménage : Peut-on utiliser un chèque emploi service pour rémunérer les intervenants ménage ? Le Bureau doit se renseigner.

5. ÉVÈNEMENTS Pour fêter la rentrée avec les bénévoles, un goûter sera organisé et pris en charge par l’association autour de galettes des rois. Date à définir.

6. ASSEMBLÉE GÉNÉRALE A rajouter à l’ordre du jour : modification des statuts ?

Difficultés pour fixer une date.

L’AG sera préparée avec le CA lors de notre prochaine réunion fixée au 15 janvier. Le bureau se réunira le 21/01 pour finaliser.

Prochain bureau : mardi 08/01/19 à 9h30 (Etude des bénévoles référents)

Prochain CA : mardi 15/01/19 à 13h30

Prochain Bureau : lundi 21/01/19 à 15h

Bureau