Réunion convoquée le 2018-10-27 par le président

Lieu : Café d’Anaïs - rue Nationale

• Point services civiques (Audrey)
• Point sur la vie bénévole et recrutement (Audrey)
  • Aperçu des dernières rencontres
  • Procédures de “recrutement”
  • Nombre actuel de bénévoles et besoins
  • Les difficultés rencontrées par les bénévoles (notamment sur l'éthique du projet)
• Point sur les subventions (Audrey)
• Point sur les groupes de travail actuels et futurs (Audrey)
• Nouvelle adhésion au Réseau des Cafés Culturels et Associatifs (Audrey)
• Autres points Audrey
• Point prochaine assemblée générale (Véronique)( proposition AG : mardi 4 décembre soir)
• Point sur les finances (Bruno )
• Point sur l'organisation (Bruno)
• Prochaine date à caler pour CA, bureau proposition : CA mardi 22 janvier ; bureau mardi 20 novembre

Annonce de la démission de Maguy Joncourt de son poste d’administratrice. Question : Démission personnelle ou démission de RESF ?

Lecture d’un texte de Benoît sur l’avancée du recrutement d’un coordinateur remplaçant.

Djawa termine son contrat fin novembre. Deux structures peuvent mettre des SC à notre disposition : le Secours Catholique  et le Réseau des cafés. La responsable du Secours Catholique rentre de congés ce jour et pourra rapidement nous renseigner. Le Réseau des Cafés ne semble pas offrir de mise à disposition rapide du fait qu’il n’y ait pas de responsable attitré : l’association est gérée par un portage tournant par un café du réseau. Nous devons être vigilant sur le délai du recrutement. Une période d’accueil du nouveau jeune par Djawa permettrait une transition en douceur.

Nombre de bénévoles et planning d’accueil : Le planning hebdomadaire établi pour l’année est quasi plein. Grâce à la disponibilité de 15 bénévoles, nous avons 2 bénévoles par créneau. Pour 2 créneaux par jour, nous avons donc 4 bénévoles disponibles par jour. Il manque une personne le mardi après-midi qu’Audrey pense trouver rapidement. Nous avons aussi une équipe de 15 autres bénévoles « joker » qui pourront assurer les remplacements, les accueils en soirée, les samedi…

Procédures de recrutement des bénévoles : Des règles plus fermes vont être appliquées pour filtrer les candidatures au bénévolat. Il sera désormais obligatoire de participer à une des rencontres de présentation et / ou à un entretien avec Audrey et éventuellement quelques bénévoles (bénévoles référents ?) Laurent demande que les premières réunions de présentation soient animées par Audrey + au moins un membre du CA. Ce qui contribuera aussi à renforcer l’image donnée de l’association lors de cette 1ère rencontre.

Petit déjeuner des bénévoles : Le prochain petit déj’ aura lieu le 19/11/ à 9h en présence d’Audrey et de Benoit. A l’ordre du jour : comment faire face aux difficultés lors de l’accueil ? (ex : propos racistes, vol de téléphone…), Organisation d’un marché de créateurs…

Question : Les bénévoles doivent-ils être adhérents pour être assurés ? Nous pensons que c’est mieux, pour cela ils cotisent 5€ et signent la Charte. En cas de problème, nous pourrions proposer une adhésion gratuite ou à coût plus modique. Sujet à aborder en AG.

• La Caisse d’Epargne nous a versé 7 500 € pour travaux et investissements. Factures présentées par l’APA qui doit renvoyer un CERFA pour reçu de don en retour.
• Le Conseil Départemental nous a versé 4 000 € pour le fonctionnement et 3 000 € pour investissements sur présentation de factures (à nous d’avancer la trésorerie donc).
• Pas trop de nouvelles de la CAF sur l’agrément EVS, subvention de 4 000 € pour investissement semble en bonne voie.

Audrey souhaiterait terminer l’aménagement avant son départ mais cela demande des avances de fonds. En réponse à quoi, Bruno précise que notre trésorerie actuelle permet de faire tourner le café jusqu’en février 2019.

Il est donc possible de faire des avances de fonds pour investissements. D’autant que le Conseil départemental nous remboursera à hauteur de 3 000 €. Nos besoins concernent la signalétique, un rétroprojecteur…

NB : Laurent nous informe que des postes d’adultes relais devraient s’ouvrir sous peu.

Des fiches vont être établies sur les missions bénévoles utiles au café : Levée de fonds/ cagnotte sur évènements, Bricolage, Déco, Communication/ Réseaux sociaux… Chacun sera libre d’y participer et d’évoluer dans les différentes missions. Nous souhaitons la présence d’un bénévole référent dans chacun des groupes.

Ce réseau propose des formations très intéressantes. Il propose également de participer à une cagnotte solidaire auprès des cafés. Ainsi, lorsqu’un café est en difficulté, il peut piocher dans la cagnotte Les dons se font sous forme de prêt de 10 € / mois / personne pendant 1 an, le prêteur peut récupérer la somme totale en fin d’année. Mais quid de la cagnotte quand l’argent a été utilisé par un café ?? A étudier car le projet semble prématuré et manque de clarté.

L’AG présentera les rapports moral, financier et d’activités de juin 2017 à décembre 2018. C’est aussi l’occasion d’intégrer de nouveaux administrateurs et d’acter les démissions. Selon les statuts, l’invitation doit être envoyée 15 jours, au moins, avant la date.

Liste des invités : APA, Secours Catholique, Conseil d’administration, adhérents, bénévoles, Réseau Anaïs, partenaires financiers, partenaires …

Apéro dinatoire ?

Pour une présentation dynamique, Véronique propose que le rapport moral soit présenté par son auteur, le président. Le rapport financier par le trésorier. Le rapport d’activités par Audrey et un groupe de bénévoles qui se répartissent les sujets avec un temps de parole imparti :

• Audrey : Chiffres sur nombre de bénévoles, de consommateurs, cafés offerts, salariés… + Esprit éthique du café avec produits, meubles…
• Bénévole 1 > Vie des bénévoles : recrutement, formation, accueil, réunions, difficultés…
• Bénévole 2 > Bilan des animations : quantité, genre, fréquentation, besoins …
• Bénévole 3 > groupes de travail en place et à venir

Le tout assorti d’un diaporama de photos prises durant les divers moments de vie du café.
Dates retenues : sur décembre 2018. Disponibilités de l’APA à vérifier.

Conseil d'administration