L'enregistrement est déclenché lorsque le trésorier reçoit le courriel suivant généré par le formulaire Remise d'espèces:

Voir l'exemple de courriel

Les données suivantes ont été envoyées le 2019/10/08 10:03.

=====Jour de dépôt=====
 Date 		 2019-10-08
=====Soldes des caisses avant dépôt=====
 Caisse Comptoir  		 137.99
 Caisse Association  		 39.47
 Boite à dons  		 0
=====Montants déposés=====
 Enveloppe pièces 		 0
 Enveloppe billets 		 110
=====Soldes des caisses après dépôt=====
 Caisse Comptoir  		 37.99
 Caisse Association  		 29.47
=====Tout est OK ?=====
-- 
Ce courriel a été généré par DokuWiki depuis
https://wikicafe.reseauanais.fr

Les opérations suivantes sont réalisées :

• Si la boite à dons contient de l'argent, effectuer le Enregistrer un don (Dolibarr)
• Détermination de la source des dépôts
  • pour chaque caisse calculer la somme déposée : solde avant dépôt - solde après dépôt.
    Par convention dans la suite : la caisse A est celle avec le plus petit montant déposé, la caisse B le plus grand.
  • vérifier que total somme déposée + montant du dons = total des Montants déposés
  • Procéder ensuite aux Enregistrer un virement entre comptes (Dolibarr) suivants :
    • de la caisse A vers la Caisse B le montant déposé pour A (donc extrait de la caisse A)
    • de la caisse B vers le compte courant CIC pour le Dépôt de pièces
    • de la caisse B vers le compte courant CIC pour le Dépôt de billets

L'association peut encaisser des chèques en règlement soit :

• d'une cotisation,
• d'une vente au comptoir
• d'un service rendu ou d'un bien vendu

Dans tous les cas il est nécessaire de créer une facture client pour pouvoir enregistrer le règlement de cette facture.