Toute dépense doit avoir une pièce justificative. Avant l'enregistrement celle-ci doit être numérisée au format PDF.
Dans Dolibarr, chaque dépense est enregistrée sous la forme d'une Facture fournisseur
.
Un fournisseur est un Tiers
avec un type de relation Fournisseur
.
Celui-ci doit être enregistré avant l'enregistrement de la facture (voir Enregistrer un fournisseur (Dolibarr)).
On suppose que le fournisseur a été enregistré au préalable.
Si vous venez de le créer, vous êtes dans le cas d'une dépense ordinaire, c'est la première dépense réalisée chez ce fournisseur.
Si vous avez déjà fait une dépense similaire chez ce fournisseur, même achat de biens ou de service, utilisez plutôt la procédure de dépense récurrente.
Dans les deux cas vous devez être sur la fiche du Tiers
et positionné sur l'onglet Fournisseur
.
La liste des factures du fournisseur est vide ou aucune facture n'est similaire à la dépense à enregistrer.
Utilisez le bouton CRĖER UNE FACTURE OU UN AVOIR
.
Cette fonction permet d'enregistrer une facture. Un formulaire de saisie est affichée. Les informations suivantes doivent être renseignées :
zone | Usage ou valeur |
---|---|
Réf. fournisseur | Numéro de la facture, du ticket ou du justificatif |
Type | Laisser Facture standard |
Libellé | Indiquer l'objet de la dépense |
Date facturation | Date d'émission de la facture, du ticket ou du justificatif |
Les autres informations ne sont pas obligatoires mais peuvent être renseignées afin de faciliter le règlement de la facture.
Une fois le formulaire rempli, utiliser le bouton CRĖER BROUILLON
.
Le brouillon de facture, est alors créé et affiché sur l'onglet Fiche
.
Sous la fiche, est affiché un formulaire Ajout nouvelle ligne
.
Ligne libre de type
Service
ou Produit
suivant la nature de la dépenseAJOUTER
Une ligne de facture est crée et affichée sur la fiche. Les montants HT et TTC sont calculés ainsi que la TVA. Le reste à payer est calculé.
Vous pouvez entrer plusieurs lignes produit ou service, cela est nécessaire si la facture comporte des produits et des services avec des taux de TVA différents ou si vous souhaitez avoir un inventaire exact des produits ou services achetés.
Le justificatif de la dépense doit être associé à la facture.
Fichiers joints
, sous la fiche apparait la section Ajouter un nouveau fichier/document
Parcourir…
, une fenêtre de sélection de fichier apparaîtENVOYER FICHIER
.Fichiers et documents joints
le document est créé.Si le montant total de la facture correspond bien au document associé :
Fiche
VALIDER
La liste des factures du fournisseur comporte au moins une facture similaire à la dépense à enregistrer.
CLONER
.Un formulaire de confirmation et de saisie est affichée. Les informations suivantes doivent être renseignées :
zone | Usage ou valeur |
---|---|
Réf. fournisseur | Numéro de la nouvelle facture, du ticket ou du justificatif |
Date | Date d'émission de la facture, du ticket ou du justificatif |
Confirmer en utilisant le bouton Oui
.
Le brouillon de facture, est alors créé et affiché sur l'onglet Fiche
.
Vérifier les lignes de factures et leur montants. Si nécessaire ajuster les quantités ou les montants, ajouter ou supprimer des lignes.
Suivre ensuite la procédure standard de validation du brouillon comme expliqué précédement :