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Chaque salarié dispose d'une adresse courriel du type <prenom>@cafe.reseauanais.fr
.
Chaque salarié 1) est enregistré comme utilisateur
Dolibarr et dispose d'un accès sur son compte. Tous les documents (contrat, fiches de paye) concernant le salarié sont numérisés et associés à l'utilisateur.
Le module GRH
2) de Dolibarr permet d'enregistrer les congés et les notes de frais.
Le module Projet
peut être utilisé pour enregistrer les horaires travaillés (obligation légale). A ce jour un tableau excell est utilisé par la coordinatrice.
Les fiches de paye et déclarations sont établis par l'ACEGAA3) à partir des éléments transmis par l'association avant le 20 du mois. L'association effectue ensuite les virements de salaire et enregistre ou effectue le règlement des cotisations et charges afférentes aux emplois.
La création d'adresse courriel est réalisée à partir de l'interface de gestion cPanel proposée par notre hébergeur O2switch.
Documentation de l'interface de gestion - Procédure de création d'un compte mail
Pour l'instant la convention est d'utiliser : <prenom>@cafe.reseauanais.fr
pour l'adresse personnelle de chaque salarié. Il est préférable de générer un mot de passe automatique.
L'espace d'hébergement est propre au réseau Anaïs et comporte plusieurs sous-domaines ainsi que des adresses courriel génériques.
Les boites courriels du réseau ANAIS (et donc celles du café) sont consultables à partir d'une l'application de messagerie web installée à cette adresse : https://courriel.reseauanais.fr/.
Cette application - RainLoop - fonctionne sur ordinateur, tablette, mobile. Il est possible de consulter plusieurs comptes à partir d'une connexion unique.
La création du compte utilisateur Dolibarr est réalisé après la création de l'adresse courriel.
Sur la page D'Accueil
, il faut utiliser l'option Nouvel utilisateur
.
.
Dans le formulaire de saisie affiché, les informations suivantes doivent être renseignées :
zone | Usage ou valeur |
---|---|
Nom | Nom de famille de l'utilisateur |
Identifiant | Utilisez prénom.nom |
Mot de Passe | Celui-ci est généré automatiquement |
L'adresse crée précédemment |
Bien que ce ne soit pas obligatoire, il est préférable de renseigner, toutes les informations disponibles.
Une fois le formulaire rempli, utiliser le bouton CREER L'UTILISATEUR
.
L'utilisateur est alors créé et affiché sur l'onglet Fiche
.
Vous devez maintenant lui assigner un (ou plusieurs) groupe en utilisant la liste des groupes
située sous la fiche.
Dans l'entête de la liste, sélectionner un groupe puis utiliser le bouton AJOUTER
.
À minima vous devez ajouter le groupe Consultation, qui permet un accès en lecture aux informations.
Pour terminer, utiliser le bouton REGENERER ET ENVOYER MOT DE PASSE
pour que l'utilisateur reçoive par courriel son identifiant et mot de passe de connexion.