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Aide Table des matières
Procédure de gestion des adhésions
La gestion des adhésions est réalisée par le module Adhérents.
Procédure globale
Enregistrement d'une adhésion
Les adhésions sont exprimées soit :
- par utilisation du formulaire d'adhésion du wiki
- manuellement par dépôt papier des coordonnées de l'adhérent.
Toute adhésion n'est validée et enregistrée qu'à réception du paiement de la cotisation
Dans le cas d'utilisation du formulaire papier, le référent “adhésion” doit mentionner sur le formulaire le montant
exact reçu, et la nature du paiement : banque et numéro du chèque ou caisse dans laquelle les espèces sont déposées.
Les paiements sont ensuite enregistrés comme décrit dans ce manuel!
Recherche de l'adhérent
Il faut tout d'abord vérifier, si l'adhérent n'est pas déjà enregistré. Pour cela utilisez la liste des adhérents.
Vous pouvez trier la liste, faire une recherche pour vérifier si l'adhérent est dans la base.
Si l'adhérent n’apparaît pas : il vous faut créer un nouvel adhérent, sinon ouvrez sa fiche en cliquant sur son numéro de référence.
Sur la fiche de l'adhérent, la date de fin d'adhésion est indiquée, si la cotisation n'a pas été enregistrée ou si la période d'adhésion est terminée un message est affiché. Il vous faut alors créer une nouvelle cotisation
Nouvel Adhérent
Dans le menu à gauche cliquez l'option Nouvel adhérent
Une fiche vierge est affichée, vous devez là remplir de la façon suivante :
| Type d'adhérent | Choisir la valeur Ordinaire |
|---|---|
| Nature | choisir Morale si Association, Physique si Individuelle |
| Société | Indiquer le Nom de l'association, laisser vide si personne physique. |
| Titre civilité | de la personne ou du mandataire de l'association |
| Nom | de la personne ou du mandataire de l'association |
| Prénom | de la personne ou du mandataire de l'association |
| de la personne ou du mandataire de l'association | |
| Adresse | de la personne ou de l'association |
| Code postal / Ville | de la personne ou de l'association |
| Pays | de la personne ou de l'association |
| Département / Canton | de la personne ou de l'association |
| Tél pro. | facultatif non demandé à l'adhésion |
| Tél perso. | facultatif non demandé à l'adhésion |
| Tél portable | facultatif non demandé à l'adhésion |
| Anniversaire … | facultatif non demandé à l'adhésion |
| Informations publiques | OUI les informations de type courriel et téléphone seront affichées sur le wiki. NON ces informations seront masquées. |
| Tags/catégories | sélectionnez toutes les catégories de bénévolat qui s'appliquent. |
Le formulaire complété, enregistrer l'adhérent. La fiche va alors apparaître en mode brouillon.
Vous pouvez alors :
- modifier la fiche
- valider l'adhérent
Si tout vous semble correct, valider pour pouvoir créer la nouvelle cotisation.
Lors du dialogue de validation ne pas envoyer de courriel à l'adhérent.
Nouvelle cotisation
Vous êtes sur la fiche de l'adhérent.
En haut de cette fiche se trouve l'onglet Adhésions/Cotisations, ouvrez cet onglet.
Les données de l'adhérent sont rappelées, au dessous, un bouton Créer Cotisation est disponible.
Au bas de l'écran, la liste des cotisations est affichée.
Actionnez le bouton Créer Cotisation.
Un formulaire “nouvelle adhésion” s'affiche que vous devez remplir de la façon suivante :
| Date adhésion | Date de réception du paiement de la cotisation |
|---|---|
| Date fin adhésion | Le 31/12 de l'année civile en cours sauf si : — c'est la première cotisation de l'adhérent et elle est versée au quatrième trimestre —> indiquez alors le 31/12 de l'année suivante |
| Montant | de la cotisation en Euros |
| Libellé | Adhésion/cotisation 2019 (modifiez l'année en fonction) |
| Action complémentaire à l'enregistrement | si l'adhérent ne souhaite pas de justificatif, choisir Création une écriture directe sur le compte bancaire ou caisse Si un justificatif est nécessaire, choisir Créer une facture avec paiement sur compte bancaire ou caisse Si la mention (Pas de tiers associé à cet adhérent - Créer un tiers) apparaît vous devez cliquer le lien créer un tiers. |
| Compte | Si paiement en espèce choisir la caisse utilisée sinon le compte-courant CIC |
| Mode de règlement | choisir espèce ou chèque ou virement |
| Date paiement | la date du règlement de la cotisation |
| Numéro (Chèque/Virement N°) | éventuellement numéro du chèque |
| Émetteur (Chèque/Virement N°) | éventuellement nom de l'émetteur si différent de l'adhérent |
| Banque (Banque du chèque) | Banque du chèque |
| Envoi A.R. par email | Ne pas utiliser pour l'instant |
Créer un tiers
Vous pouvez directement créer un tiers (de type client) à partir du formulaire de création de cotisation en cliquant le lien disponible dans l'action complémentaire à l'enregistrement de la cotisation.
Un petit formulaire s'affiche.
Laisser les zones remplies avec les valeurs par défaut (Elles pourront être modifiées plus tard).
Utiliser le bouton Valider
La fiche adhérent montre maintenant le lien avec le tiers crée.
Vous pouvez terminer la saisie de la nouvelle cotisation.
Règlement de la cotisation
On ne doit créer de nouvelle cotisation que si le règlement a été réalisé.
Cependant, pour certaines associations,il faut d'abord émettre une facture avant de pouvoir recevoir le paiement.
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