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Rapprocher les écritures d'un compte bancaire (Dolibarr)
Principes
Le module Banques/Caisses de Dolibarr permet la gestion des comptes de l'association.
Dans ce module un compte financier peut être soit :
- un compte bancaire
- un compte de caisse
Seuls les comptes bancaire peuvent être rapprochés.
L'opération consiste à pointer les écritures inscrites dans Dolibarr par rapport aux relevés mensuels fournis par la banque.
L'option Rapprocher inscrite sous chaque compte bancaire dans le menu de gauche permet d'effectuer ce travail.
Mode Opératoire
Après sélection de la fonction Rapprocher, l'onglet Écritures bancaires du compte est affiché.
Celui-ci n'affiche que les écritures à rapprocher1).
Vous ne pouvez rapprocher les écritures que si vous disposez du relevé bancaire papier (ou électronique). Le CIC fourni chaque mois, en fin de mois, un relevé au format PDF pour chaque compte ayant au moins une opération sur la période. Ces relevés doivent être téléchargés à partir du site de la banque puis enregistrés dans l'onglet Fichiers joints du compte concerné2). Pour autant l'opération de rapprochement est manuelle et explicitée ci-après.
Référence du relevé
La première chose à faire est de choisir le relevé bancaire liés au rapprochement.
Pour cela on indique dans la zone de saisie en première ligne, la date du relevé fournit par la banque au format : AAAAMMJJ.
Par exemple pour un relevé au 31 janvier 2020 : 20200131, pas d'espace entre les chiffres et 0 pour compléter le numéro de jour ou de mois à 2 chiffres.
On peut ensuite passer directement au pointage des écritures.
Pointage des écritures
La liste des écritures comporte à droite la colonne Relevé.
Il s'agit d'une case à cocher.
Le pointage consiste à
- cocher la case pour chaque écriture de la liste présente sur le relevé bancaire.
- ajuster la date de valeur à la date de valeur du relevé bancaire en utilisant les boutons
-+situés à droite de cette date.
L'ajustement de la date est fait immédiatement mais pour valider le pointage, vous devez utiliser l'un des boutons RAPPROCHER en haut ou bas de liste.
À la première utilisation sur un relevé :
- La référence de relevé est créée,
- Les écritures cochées sont affectées à ce relevé.
- Vous pouvez procéder par étapes et ne rapprocher que quelques écritures à chaque fois en utilisant la même référence de relevé.
- Pour modifier la référence d'un relevé, ouvrez l'onglet
Relevésdu compte et utilisez le crayon situé à droite sur la ligne du relevé. - Pour visualiser les opérations d'un relevé cliquez la référence du relevé.
- Vous pouvez modifier une opération d'un relevé en utilisant le crayon situé à droite sur la ligne de l'opération.
L'opération de pointage est terminée lorsque le relevé Dolibarr a un solde de fin de période identiques à celui du relevé bancaire et que les opérations cochées correspondent à des lignes du relevé.
Sont discutés ci-après les cas de conflits et leur résolution.
Opérations sur le relevé absentes de Dolibarr
Dans ces cas il faut déterminer l'origine de l'opération et appliquer la procédure d'enregistrement de l'évènement générateur. Voici un tableau récapitulatif :
| Opération sur le relevé | Procédure à suivre |
|---|---|
| Dépôt d'espèce | Enregistrer un virement entre comptes (Dolibarr) |
| Dépôt de chèque | Remise de chèques (Dolibarr) |
| Prélèvement automatique | Enregistrer un règlement fournisseur (Dolibarr) si nécessaire Enregistrer une dépense (Dolibarr) |
| Virement entre les comptes courant et livret | Enregistrer un virement entre comptes (Dolibarr) |
Opérations enregistrées dans Dolibarr absentes des relevés bancaires
Toutes les opérations sur les comptes de caisse sont absentes des relevés bancaire, les comptes de caisse ne sont pas rapprochables et cela est normal.
Certaines opérations peuvent avoir été enregistrées dans Dolibarr mais ne pas avoir encore été constatées par la banque. Par exemple :
- Un chèque enregistré mais non déposé à la banque
- Un dépôts d'espèce ou de chèque réalisé la veille ou le jour du relevé
Il est cependant prudent de vérifier que les opérations enregistrées depuis plus de deux mois, sont bien constatées par la banque et sinon d'en déterminer la cause (double saisie de la même opération, chèque oublié dans un tiroir, etc.)
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